第1567期:Don’t sound smart. Be smart.
最近上了一门网课,科罗拉多大学的“商务写作”,很喜欢。
今天跟你分享一个我上周的习得。
先给你看个句子:
In order to enhance our investment in maximizing our systems without the encumbrance of onerous costs, it’s incumbent upon us to maximize our profitability.
你觉得这句话怎么样?
是不是有点看不太懂,但又隐隐觉得好像很高深的样子?
嗯,有个文明词可以形容那种感觉——zhuangbility.
我在外企工作二十多年,见过太多这种句子了。
这句话如果翻译成人话(normal English),是这样的:
In order to invest in new systems, we need to increase our profitability.
这有点像什么你知道吗?
就像有人用中文打官腔说:“这个嘛,应该说,原则上讲,在实操层面来看是难度很高的。”
用人话说就是——这事没法办。
老师用上面这个例句讲了一个商务写作的原则:
Don’t sound smart. Be smart. 不要抖机灵,不要假装聪明。要真聪明。
商务写作(business email, memo, report, summary, etc.)不需要太多文采,只要把事情说清楚,把自己的意思传达准确就可以了。不要长篇大论,不要每天都拖到下班前五分钟才发邮件。
老师说,Keep things easy for your reader.
潜台词是:每个人上班都很忙很辛苦,不要用罗七八糟的词句增加别人的痛苦了。
再看一个句子:
We think these changes might create the efficiency we could use to further improve our supply chain.
你觉得这句话怎么样?
是不是觉得这人挺客气的,好像透着一股小心,怯生生的,但不知道他想要什么?
这也是我见过无数的bad emails里常见的句子。
老师让大家把这句话里的wishy-washy words挑出来。
*wishy-washy words 就是那些空洞无意义的词,所有虚头巴脑假客气的词都属于这类。
把上句中的think, might, could都去掉,improve前面加了further也是不必要的语义重复,去掉further,句子变成:
These changes will create the efficiency we need to improve our supply chain.
老师说:Make it more authoritative and save your reader’s time.
我还想到一个另一位写作老师教过的一个原则——发言和写作时都要减少说I think,因为没有必要,你说的话当然是你think的。说太多I think会削弱你说话的权威性和可信度。这一点比较微妙和复杂,以后我专文另讲吧。
推荐这门University of Colorado Boulder的网课,在Coursera搜索老师的名字或”Business Writing”都可以(Dr. Quentin McAndrew, University of Colorado Boulder)。